कलेक्टर अजय कटेसरिया ने जारी किए निर्देश, आदेश-स्वीकृति से लेकर प्रकरणों के निपटारे तक डिजिटल माध्यम अनिवार्य; CM हेल्पलाइन के लिए 30 सितंबर तक संक्रमणकालीन छूट
रतलाम। पुलिस दर्पण
रतलाम। जिला प्रशासन में शासकीय कामकाज को अधिक त्वरित, पारदर्शी और पेपरलेस बनाने की दिशा में कलेक्टर श्री अजय कटेसरिया ने महत्वपूर्ण कदम उठाया है। कलेक्टर कार्यालय में अब अधीनस्थ कार्यालयों से भौतिक डाक अथवा भौतिक फाइल भेजने की व्यवस्था तत्काल प्रभाव से बंद कर दी गई है। सभी शासकीय प्रकरण निर्धारित डिजिटल माध्यम से ही प्रेषित किए जाएंगे। कलेक्टर ने जिले के समस्त अनुविभागीय अधिकारी (राजस्व) एवं तहसीलदारों को निर्देश जारी करते हुए कहा है कि जिन प्रकरणों में आदेश, अनुमोदन, स्वीकृति, निर्णय अथवा अन्य किसी प्रकार की कार्रवाई अपेक्षित है, उन्हें अनिवार्य रूप से ई-ऑफिस की ई-फाइल प्रणाली के माध्यम से ही कलेक्टर कार्यालय भेजा जाए।
जानकारी और प्रतिवेदन भी ई-मेल से
जिन मामलों में कलेक्टर कार्यालय अथवा किसी अन्य जिला स्तरीय कार्यालय द्वारा केवल जानकारी, प्रतिवेदन, तथ्यात्मक विवरण अथवा अभिमत मांगा गया है, उनका जवाब संबंधित शाखा या अधिकारी की अधिकृत ई-मेल आईडी पर भेजा जाएगा। ऐसे मामलों में अलग से भौतिक पत्र या नस्ती भेजने की आवश्यकता नहीं होगी। निर्देशों में स्पष्ट किया गया है कि केवल पत्र अग्रेषित करने, जानकारी उपलब्ध कराने अथवा सामान्य पत्राचार के लिए भी भौतिक डाक का आवागमन नहीं किया जाएगा। अत्यंत अपरिहार्य वैधानिक परिस्थिति को छोड़कर समस्त कार्यवाही डिजिटल माध्यम से ही सुनिश्चित की जाएगी।
CM हेल्पलाइन प्रकरणों के लिए अलग व्यवस्था
सीएम हेल्पलाइन के Special Closure से जुड़े प्रकरणों में प्रत्येक शिकायत के लिए पृथक एकल TOC File तैयार की जाएगी। संबंधित शिकायत से जुड़े आदेश-पत्रिका, प्रतिवेदन एवं अन्य आवश्यक दस्तावेज उसी TOC में क्रमबद्ध रूप से संलग्न किए जाएंगे और सक्षम स्तर से ई-फाइल के माध्यम से अनुमति प्राप्त की जाएगी। हालांकि प्रत्येक शिकायत के लिए अलग-अलग ई-फाइल बनाने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन प्रत्येक शिकायत की TOC अलग और स्पष्ट रूप से पहचान योग्य रखना अनिवार्य होगा।
30 सितंबर तक संक्रमणकालीन छूट
सीएम हेल्पलाइन के मामलों के लिए डिजिटल व्यवस्था में बदलाव को लागू करने हेतु 30 सितंबर 2026 तक एक माह की संक्रमणकालीन छूट प्रदान की गई है। यह छूट केवल सीएम हेल्पलाइन से संबंधित प्रकरणों के लिए ही लागू रहेगी।
अधीनस्थ कर्मचारियों को भी जानकारी देने के निर्देश
कलेक्टर ने सभी एसडीएम एवं तहसीलदारों को निर्देशित किया है कि वे अपने अधीनस्थ शाखाओं और कर्मचारियों को भी इन निर्देशों से अवगत कराएं। साथ ही यह सुनिश्चित करें कि कलेक्टर कार्यालय के लिए किसी भी प्रकार की भौतिक डाक या फाइल डिस्पैच न की जाए। जिला प्रशासन ने निर्देशों का कड़ाई से पालन सुनिश्चित करने के निर्देश दिए हैं। नई व्यवस्था के लागू होने से शासकीय फाइलों के आवागमन में लगने वाला समय कम होने के साथ ही प्रशासनिक कार्यवाही में पारदर्शिता और डिजिटल रिकॉर्डिंग को बढ़ावा मिलेगा।
